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经办工作小“贴士”
——在机关办公室学到的二三事

来源:办公室

时间:2020-1-17

作者:井皓玥

两年时间,我终于成为了一名省直部门的小公务员。初到单位,多是忐忑与恐慌。见到领导也只敢点头微笑,仿佛蜡像假人;做事虽讲究完成度,准确度,但容易忽略方式方法,更疏于汇报进度,最终落得个“老实学生”的名号。

一年后进入机关办公室,看多了处事交往,在其中摸出些门道,那种刚来单位对领导的恐惧少了一分,多了些亲切,更多了感激。

最怕的不是犯错,而是犯错后无人指出

适应新岗位的那一周,不管做了什么,领导都笑着肯定,然后说出他希望这件事的方向,并询问我是否可行。我连忙点头说,好好,没问题。立马回到工位上开始闷头苦想应对策略。那段时间即便是在下班,也会请教长辈如何与单位领导有效沟通,避免让领导觉得我是个初出茅庐的“小书童”。

但是,对单位整体工作的不熟悉,会让我想到哪儿做到哪儿,当真的闭门造车出门不合辙,缺乏对整体政务工作的预见和规划,工作亮点、特色一概没有,书面文字更是内容全面,毫无重点。其实自己还挺满意的,以为没人指出错误就是没错,上下班也乐乐呵呵的。

直到有一天,办公室主任看了看正在登记文件的我说,“既然文件都会从你手里过,为什么不把一些写得好的材料复印下来留存呢?业务文件也要留存方便学习。在办公室工作什么都要学习一点才好。”

原来自己满意的工作状态只是南柯一梦啊,这一小棒子把我彻底敲醒了,从此,即便是收发文之后,也会经常找出文件来看一看,了解单位整体工作方向与进展,也为自己的工作制定计划,为撰写工作稿件打好基础。

选择题总是优于问答题

不知道这句话之前,请示工作就像学生问老师问题一样,渴望得到领导的“标准答案”,自己遵照执行就好。

这样做确实非常省事,不用动脑子,更是零风险,一来二去以为掌握了办公室工作的方法精髓;可没过几天就会发现,问题多了领导好像也并不乐于解答,领导反问的事情自己啰啰嗦嗦讲不清重点,处理事务的能力提高非常缓慢。

回家认真细想,领导每天要处理各种事务,他们能分给每件事的时间并不多,能够详细讨论的必定也是极为重要的事,而作为办公室文秘的我的职责,就是提前了解梳理搜集到的信息,尽量将繁琐的事情简化,在保证工作实效的同时缩短不必要的“讨论”时间,方便领导及时作出决策。领导是决策者而非执行者,所以方案的细节、不同选择的走向、最终导致的结果都需要我们提前想到,把“问答题”变成“选择题”摊开在领导面前,最终只需保证被选择方案能够有效落地实施即可。

“给领导选择题。”明白这个道理之后,一些事情就很容易迎刃而解了。多样的选择,在方便领导决策的同时,也会拓宽自己的工作思路,做起事来流畅了很多。

乐观的心态是关键

当然,工作中的磕磕绊绊还是时有发生。“有人的地方就是江湖。”江湖里各路少侠、各种风语交织在一起,看似祥和的表面,也少不了暗礁与风浪,作为一名新人,难免会因为自己单刀直入的工作方式,受到挫折,这时候,把自己想象成“打怪升级”的新手村战士就非常有用。

挫折与困难固然可怕,但如果当它们是成功路上必要战胜的小怪,那面对这些坏坏的东西,也能瞬间调动起提刀挥杀的勇气。每一次的挫折和困难,都会让我了解一点点单位的传统、工作的方法、不同领导的习惯,也让我觉察到自己在面对不同情况时情绪的不同变化,乐观、焦虑、坚韧、烦躁;这些积累到的经验会推着我前进,再遇到类似的事情不会手忙脚乱了,身上的学生气也淡了一些。

对比面对挫折的情绪,唯有乐观能让人快速拨云见日,找到解决问题的良策。乐观是积极主动作为,而非被动等待,在主动寻求解决方法的同时,会暂时将情绪抛之脑后,专心在“解决”上,而当完成之后,消极情绪自然散去。过后反思自己,才会发现当时只是被不良情绪糊住了脑袋,办法真的就在手边。

学习绝对是终身制的

机关单位里藏龙卧虎,每个人身上都有不同的闪光点,工作的时间越长,就越觉得自己需要学习和领悟的还有很多。他们中有工作方法出色的,有文笔出众的,有行事严谨的,有能说会道的,有知识范围极广的,也有为人处事极为得体的,想要学出些名堂还真不是一两天的事,可能我日日月月积累才能学些皮毛。

都说“千里马常有,而伯乐不常有”,虽然我这匹“新马”还在学习走路,但在优秀的领导、耐心的老师、细心的伙伴的带领下,跟着他们走,我相信,未来也不会差。


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